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Hinweise zur Veröffentlichung einer elektronischen Hochschulschrift

Bitte lesen Sie diese Hinweise aufmerksam durch, bevor Sie sich beim Repositorium "Elektronische Hochschulschriften" der Universitätsbibliothek der LMU München registrieren und Ihre Hochschulschrift hochladen.

Wenn Sie neben der elektronischen Veröffentlichung auch eine gedruckte parallele Verlagsausgabe wünschen, dann finden Sie weitere Informationen dazu auf der Seite Open Publishing LMU: So veröffentlichen Sie Ihre Hochschulschrift gleichzeitig gedruckt im Verlag und digital.


  1. Voraussetzungen
  2. Urheberrecht. Kumulative Hochschulschriften
  3. Formale Vorgaben (Fakultätstitelblatt)
  4. Format der elektronischen Version
  5. Formblätter für die Abgabe von elektronischen Hochschulschriften
  6. Abgabe der begleitenden gedruckten Pflichtexemplare an die Universitätsbibliothek
  7. Registrieren und Hochladen
  8. Dateiname und Dokumenteigenschaften, Technische Hinweise
    1. Dateiname und Dokumenteneigenschaften der PDF-Datei
      1. Dateiname
      2. Erstellen von Dokumenteigenschaften in Word
      3. Erstellen von Dokumenteigenschaften in der PDF-Datei mit Adobe Acrobat
      4. Erstellung von Dokumenteneigenschaften in LaTeX
    2. Formatvorlagen
      1. Formatvorlage für Word
      2. Formatvorlage für LaTeX
    3. Erstellung von PDF-Dokumenten
      1. Konvertierung von Word-Dokumenten in PDF-Dokumente mit Adobe Acrobat
      2. Konvertierung von Word-Dokumenten in PDF-Dokumente mit dem PDFCreator
      3. Konvertierung von LaTeX-Dokumenten in PDF-Dokumente
    4. Sicherheitseinstellungen in der PDF-Datei
  9. Sperrvermerk wegen Patentanmeldung
  10. Sperrvermerk wegen Veröffentlichung in einer Zeitschrift
  11. Ansprechpartner

1. Voraussetzungen

Promovierende und Habilitierende der LMU München können ihre Hochschulschrift im elektronischen Format abgeben.
Voraussetzung: eine entsprechende Regelung in der für Sie gültigen Promotions- bzw. Habilitationsordnung. Bitte erkundigen Sie sich an Ihrer Fakultät, ob die Abgabe in elektronischer Form möglich ist.


2. Urheberrecht. Kumulative Hochschulschriften

Prüfen Sie vor Abgabe Ihrer Hochschulschrift, ob Sie das Urheberrechtsgesetz eingehalten haben: Haben Sie für alles, was Sie aus fremden Werken und dem Internet entnommenen haben, die Nutzungsrechte von den Rechteinhabern eingeholt bzw. die Quellen entsprechend gekennzeichnet (siehe auch §51 UrhG)? Achten Sie vor allem bei der Verwendung von Karten aus dem Internet darauf, ob Lizenzgebühren für die Nutzung zu entrichten sind.

Sie als Autor sind für die Klärung der Rechte Ihrer Dissertation verantwortlich. Viele Verlage erlauben eine Zweitveröffentlichung als Dissertation. Bei einer kumulativen Dissertation beachten Sie bitte Folgendes:

  • Prüfen Sie Ihren Verlagsvertrag oder setzen Sie sich mit dem Zeitschriftenverlag in Verbindung, ob eine Zweitveröffentlichung gestattet ist. Viele Verlage bieten auch rechtliche Hinweise auf ihren Seiten an.
  • Auch in der SHERPA/RoMEO-Datenbank können Sie die Nutzungsbedingungen für eine Zweitveröffentlichung abfragen. Bitte beachten Sie, dass Sherpa/RoMEO Ihnen keine rechtsverbindlichen Informationen bereitstellt.
  • Wenn es rechtlich möglich ist, drucken Sie die Aufsätze komplett ab. Schließt der Verlag eine Zweitveröffentlichung auf einem institutionellen Repositorium aus, reicht die Angabe der Fundstelle mit Link oder DOI - sofern Ihre Promotionsordnung diese Möglichkeit vorsieht.
  • Erlaubt der Verlag eine Zweitveröffentlichung erst nach einer gewissen Embargo-Frist, so können Sie einen Sperrvermerk wegen Veröffentlichung in einer Zeitschrift beantragen - sofern Ihre Promotionsordnung diese Möglichkeit vorsieht.
  • Sind Ihre Artikel bei einer Open-Access-Zeitschrift mit einer Creative-Commons-Lizenz veröffentlicht worden, können Sie diese Artikel uneingeschränkt in Ihrer Hochschulschrift abdrucken und hochladen.
  • Bitte vergeben Sie bei kumulativen Dissertationen eine durchgehende Seitenzählung.

Mit der Veröffentlichung auf dem Repositorium der UB versichern Sie, dass Sie keine Rechte Dritter verletzen, weder durch den Text noch durch die Abbildungen. Sie stellen die UB auch von allen Ansprüchen Dritter frei, die sich durch die Verletzung des Urheberrechts oder eines ausschließlichen Nutzungsrechtes ergeben.

Gesetz über Urheberrecht und verwandte Schutzrechte (UrhG)
SHERPA/RoMEO-Datenbank


3. Formale Vorgaben (Fakultätstitelblatt)

Alle Dissertationen und Habilitationsschriften müssen das sogenannte Fakultätstitelblatt enthalten, das Sie zusammen mit allen anderen Unterlagen von Ihrer Fakultät erhalten.

Das Fakultätstitelblatt enthält folgende Angaben:
  • die Fakultät und den angestrebten akademischen Titel
  • den vollständige Titel der Dissertation
  • den Namen des Verfassers
  • die Namen der beiden Gutachter der schriftlichen Arbeit
  • das Datum der mündlichen Prüfung
  • bei manchen Fakultäten: der Tag der Einreichung und/oder der Geburtsort

In Habilitationsschriften entfallen die Gutachter sowie das Datum der Einreichung und der mündlichen Prüfung.

Mustertitelblätter für jede Fakultät


4. Format der elektronischen Version

Sie können Ihre elektronische Hochschulschrift nur als PDF-Dokument auf das Repositorium "Elektronische Hochschulschriften" hochladen. Die komplette Hochschulschrift muss in einer einzigen PDF-Datei vorliegen.

Bitte laden Sie zuerst Ihre Hochschulschrift hoch, bevor Sie die restlichen Unterlagen bei den Publikationsdiensten Dissertationen einreichen.


5. Formblätter für die Abgabe von elektronischen Hochschulschriften

Voraussetzung für die Veröffentlichung Ihrer elektronischen Hochschulschrift ist eine rechtverbindliche Erklärung, mit der Sie der Universitätsbibliothek das Recht auf Veröffentlichung, Speicherung und gegebenenfalls Konvertierung Ihrer Hochschulschrift einräumen. Dafür füllen Sie das "Formblatt für die Abgabe von elektronischen Dissertationen" bzw. das „Formblatt für die Abgabe einer elektronischen Habilitation“ aus. Sie unterschreiben es und geben es in 2facher Ausfertigung zusammen mit den gedruckten Pflichtexemplaren ab.

Ihre sonstigen Urheberrechte werden dadurch nicht berührt.

Formblatt für die Abgabe von elektronischen Dissertationen [PDF-Datei: 114 kB]
Formblatt für die Abgabe einer elektronischen Habilitation [PDF-Datei: 119 kB]

6. Abgabe der begleitenden gedruckten Pflichtexemplare an die Universitätsbibliothek

Nachdem Sie Ihre elektronische Hochschulschrift selbst auf das Repositorium "Elektronische Hochschulschriften" hochgeladen haben (s. Punkt 9), geben Sie Folgendes bei den Publikationsdiensten Dissertationen ab:

  • 2-6 ausgedruckte Exemplare (je nach Promotionsordnung) auf holz- und säurefreiem, alterungsbeständigem Papier sowie dauerhaft haltbar gebunden. Ring- oder Spiralbindungen sind nicht zulässig!
  • "Formblatt für die Abgabe einer elektronischen Dissertation bzw. Habilitation“ in 2facher Ausfertigung

Sie können Ihre Hochschulschrift entweder persönlich, durch Dritte oder per Post abgeben.
Wenn Sie Ihre Dissertation aus dem Nicht-EU-Ausland per Post schicken, erkundigen Sie sich bitte vorher nach den Zollformalitäten. Sendungen, die vom Zoll in Deutschland aufgehalten werden, werden an den Absender zurückgeschickt!


7. Registrieren und Hochladen

Bevor Sie Ihre Hochschulschrift auf das Repositorium hochladen können, müssen Sie sich registrieren:

  • Klick auf Menüpunkt "Registrieren".
  • Eingabe Ihrer E-Mail-Adresse, eines Passworts und eines Benutzernamens.
  • Sie erhalten einen Link an die angegebene E-Mail-Adresse, der für eine Woche gültig ist.

Nach der Registrierung klicken Sie auf "Login" und loggen sich mit Ihrem Benutzernamen und Ihrem Passwort ein.

Nun stellen Sie Ihre Hochschulschrift auf das Repositorium:

  • Laden Sie die PDF-Datei Ihrer Hochschulschrift hoch.
  • Füllen Sie die Metadaten aus. Die Angabe von Abstract und Keywords ist freiwillig.
  • Wählen Sie Ihre Fakultät aus.

Bitte laden Sie Ihre Hochschulschrift hoch, bevor Sie die begleitenden Exemplare und das Formblatt für elektronische Dissertationen bzw. Habilitationen abgeben. Die Publikationsdienste Dissertationen prüfen Ihre elektronische Hochschulschrift auf formale Richtigkeit. Erst wenn die gedruckten Exemplare und das Formblatt eingereicht wurden, gilt die Hochschulschrift als veröffentlicht.

Wichtiger Hinweis: Nachdem Ihre Hochschulschrift veröffentlicht wurde, sind Änderungen an der Hochschulschrift nicht mehr möglich!


8. Dateiname und Dokumenteigenschaften, Technische Hinweise

8.1. Dateiname und Dokumenteneigenschaften der PDF-Datei

Wenn der Dateiname falsch ist oder Sie die Dokumenteneigenschaften in der PDF-Datei nicht richtig ausfüllen, werden die Publikationsdienste Dissertationen Ihre Hochschulschrift nicht akzeptieren.

8.1.1. Dateiname

Als Dateinamen verwenden Sie Ihren Nach- und Vornamen nach folgenden Beispielen:

Meyer_Franz.pdf
Meyer_Hans-Peter.pdf
Mueller_Joerg_von.pdf
Schmidt_Amelie_K.pdf

Umlaute oder diakritische Zeichen im Vor- oder Nachnamen lösen Sie nach ae, oe, ue, ss auf. Leerzeichen dürfen im Dateinamen nicht enthalten sein.

8.1.2 Erstellen von Dokumenteigenschaften in Word

Falls Sie die Konvertierung in eine PDF-Datei direkt aus Ihrem Word-Programm vornehmen, tragen Sie bitte vor der Konvertierung in Ihrer Word-Datei in "Datei > Eigenschaften im Titelfeld" den Titel Ihrer Hochschulschrift und im Autorenfeld Ihren Namen in der Form "Vorname Nachname" ein. Diese Werte werden dann in die PDF-Datei übernommen.

8.1.3. Erstellen von Dokumenteigenschaften in der PDF-Datei mit Adobe Acrobat
  • Nach der Konvertierung Ihrer Hochschulschrift zu einer PDF-Datei öffnen Sie diese in "Adobe Acrobat".
  • Tragen Sie unter "Datei > Dokumenteigenschaften > Beschreibung" im Titelfeld den Titel Ihrer Hochschulschrift ein und im Verfasserfeld Ihren Namen in der Form "Vorname Nachname" ein.
  • Speichern Sie die PDF-Datei mit "Datei > Speichern unter". Verwenden Sie an dieser Stelle nicht die Auswahl "Datei > Speichern".
8.1.4. Erstellung von Dokumenteneigenschaften in LaTeX

Mit dem hyperref-Paket erzeugen Sie die Dokumenteigenschaften unter LaTex. Fügen Sie dazu in den Dokumentenvorspann Ihres LaTeX-Dokumentes folgende Befehle ein:

\usepackage{hyperref}
\hypersetup {
pdfpagemode = {UseNone},
pdftitle = {Titel Ihrer Hochschulschrift},
pdfauthor = {Vorname Nachname}
}

Wenn Sie das hyperref-Paket nicht verwenden wollen oder können und die PDF-Datei mit "pdflatex" erzeugen, reicht im Vorspann folgende Notation

\pdfinfo {
/Title (Titel Ihrer Hochschulschrift)
/Author (Vorname Nachname)
}

8.2. Formatvorlagen

8.2.1. Formatvorlage für Word

Kennzeichnen Sie beim Schreiben Ihrer Hochschulschrift mit Word unterschiedliche Teile wie Überschriften, Text, Fußnoten etc. mit Formatvorlagen. Das unterstützt Sie beim strukturierten Verfassen Ihrer Hochschulschrift.

8.2.2. Formatvorlage für LaTeX

Sie können sich hier Formatvorlagen für LaTeX herunterladen. In den beiden gepackten Archiven finden Sie in der Datei LiesMich.txt Hinweise zur Benutzung der LaTeX-Formatvorlagen.

Formatvorlage LaTeX im ZIP-Format
Formatvorlage LaTeX im TAR.GZ-Format

8.3. Erstellung von PDF-Dokumenten

Die komplette Hochschulschrift muss in einem einzigen PDF-Dokument vorliegen. Um die PDF-Datei zu erzeugen, können Sie sich einer Reihe von Programmen bedienen.

8.3.1. Konvertierung von Word-Dokumenten in PDF-Dokumente mit Adobe Acrobat

Wir empfehlen Ihnen die Verwendung des kostenpflichtigen Programms "Adobe Acrobat". Seit der Version 8 unterstützt "Adobe Acrobat" die Erzeugung von PDF/A-Dateien. Bitte verwechseln Sie "Adobe Acrobat" nicht mit dem "Adobe Acrobat Reader", der PDF-Dokumente nur lesen, aber nicht schreiben kann.

  • Installieren Sie "Adobe Acrobat".
  • Aktivieren Sie die Einstellungen von "Adobe Acrobat" und wählen die Option "PDF/A-1a:2005-kompatible Datei erstellen" aus.
  • Wählen Sie in Ihrer Textverarbeitung "Adobe PDF" als Drucker aus und klicken auf "Drucken".

Ein Rechner mit installiertem "Adobe Acrobat" steht Ihnen im CIP-Pool 1 der Universitätsbibliothek zur Verfügung.

8.3.2. Konvertierung von Word-Dokumenten in PDF-Dokumente mit dem PDFCreator

Falls Sie Windows als Betriebssystem einsetzen, können Sie auch das kostenlose Programm "PDFCreator" verwenden.

  • Installieren Sie den "PDFCreator".
  • Wählen Sie in Ihrer Textverarbeitung "PDFCreator" als Drucker aus und klicken auf "Drucken".
  • Im sich öffnenden Fenster tragen Sie unter „Dokumententitel“ den Titel Ihrer Hochschulschrift ein und unter „Autor“ Ihren Namen in der Form "Vorname Nachname".
  • Klicken Sie auf "Speichern" und wählen die Option "PDF/A-1b-Dateien".
8.3.3. Konvertierung von LaTeX-Dokumenten in PDF-Dokumente

LaTeX (oder TeX) verwendet meist Bitmap-Fonts. Diese Fonts werden nach der Konvertierung der Postscript-Ausgabe in das PDF-Format von mehreren PDF-Previewern wie z. B. dem "Acrobat Reader" schlecht am Bildschirm wiedergegeben. Daher sollten Bitmap-Fonts auch im Hinblick auf die Größe der Ausgabedatei vermieden werden. Dazu gibt es folgende Möglichkeiten:

pdflatex (empfehlenswert)

Das Programm "pdflatex" ist in jeder aktuellen LaTeX-Distribution enthalten. Es erzeugt direkt aus der LaTex-Datei eine PDF-Datei.

  • Bilder müssen im PDF-, JPG- oder PNG-Format vorliegen. Bilder im Encapsulated-Postscript-Format (EPS) können mit dem "Adobe Acrobat Distiller" unter Windows oder MacOS bzw. "epstopdf" (mit Ghostscript 6.0 oder neuer) unter Unix/Linux ins PDF-Format konvertiert werden.
  • Vektorgrafiken (Zeichnungen) sollten im PDF-Format vorliegen.
  • Mit dem hyperref-Paket von LaTeX werden automatisch Hyperlinks innerhalb des Dokumentes erzeugt.

oder

dvipdfm (auch empfehlenswert)

Mit "dvipdfm" wird die mit Standard-LaTeX erzeugte DVI-Datei direkt ins PDF-Format umgewandelt. Dabei werden bei Verwendung des graphicx-Paketes von LaTeX neben PDF-Grafiken auch Grafiken im EPS-, JPG- und PNG-Format direkt verarbeitet. In den meisten LaTeX-Distributionen ist dvipdfm enthalten.

oder

Computer-Modern-Font im Type-1-Postscript-Format

Falls die Zeichensätze in diesem Format nicht in der LaTeX-Distribution enthalten sind, können sie vom "Comprehensive TeX Archive Network (CTAN)" bezogen werden. Bei "dvips" sind die Optionen "-Pcmz -Pamz" angebracht. Zur Konvertierung der mit "dvips" erzeugten Postscript-Datei in eine PDF-Datei kann zum Beispiel der "Adobe Acrobat Distiller" unter Windows oder MacOS bzw. "ps2pdf" (mit Ghostscript 6.0 oder neuer) unter Unix/Linux verwendet werden. Dadurch sind aber keine Hyperlinks innerhalb des Dokumentes möglich.

Comprehensive TeX Archive Network (CTAN)

8.4. Sicherheitseinstellungen in der PDF-Datei

Bitte nehmen Sie in der PDF-Datei keine Änderungen an den Sicherheitseinstellungen vor. Die Änderungen schützen Sie nicht davor, dass Ihre Hochschulschrift missbräuchlich verwendet werden kann. Werden die Sicherheitseinstellungen geändert, kann die Deutschen Nationalbibliothek in Frankfurt Ihre Hochschulschrift jedoch nicht bearbeiten und die Publikationsdienste Dissertationen weisen Ihre Hochschulschrift zurück.

9. Sperrvermerk wegen Patentanmeldung

Steht Ihre Hochschulschrift in Zusammenhang mit einer Patentanmeldung, können Sie beantragen, dass die gedruckten Pflichtexemplare und die elektronische Version Ihrer Hochschulschrift zeitverzögert von den Publikationsdiensten Dissertationen veröffentlicht werden.

Voraussetzung: die Promotions- bzw. Habilitationsordnung Ihrer Fakultät sieht diese Möglichkeit vor. Laden Sie die elektronische Version Ihrer Hochschulschrift auf das Repositorium "Elektronische Hochschulschriften" hoch.

In diesem Fall geben Sie bei den Publikationsdiensten Dissertationen folgendes ab:

  • 2-6 gedruckte Exemplare
  • das "Formblatt für die Abgabe elektronischer Dissertationen bzw. Habilitationen" in 2facher Ausfertigung
  • das ausgefüllte und unterschriebene Formblatt "Sperrvermerk wegen einer Patentanmeldung" in 2facher Ausfertigung

Sieht Ihre Promotions- bzw. Habilitationsordnung eine Verlängerung der Sperrfrist vor, setzen Sie sich bitte frühestens 4 Wochen vor Ablauf der ursprünglichen Frist mit den Publikationsdiensten Dissertationen in Verbindung.

Formblatt "Sperrvermerk wegen einer Patentanmeldung" [PDF-Datei: 138 kB]
Formblatt "Aufhebung des Sperrvermerks wegen einer Patentanmeldung" [PDF-Datei: 211 kB]

10. Sperrvermerk wegen Veröffentlichung in einer Zeitschrift

Steht Ihre Hochschulschrift in Zusammenhang mit einer Veröffentlichung in einer Zeitschrift, können Sie beantragen, dass die gedruckten Pflichtexemplare und die elektronische Version Ihrer Hochschulschrift zeitverzögert von den Publikationsdiensten Dissertationen veröffentlicht werden.

Voraussetzung: die Promotions- bzw. Habilitationsordnung Ihrer Fakultät sieht diese Möglichkeit vor. Laden Sie die elektronische Version Ihrer Hochschulschrift auf das Repositorium "Elektronische Hochschulschriften" hoch.

In diesem Fall geben Sie bei den Publikationsdiensten Dissertationen folgendes ab:

  • 2-6 gedruckte Exemplare
  • das "Formblatt für die Abgabe einer elektronischen Dissertation bzw. Habilitation" in 2facher Ausfertigung
  • das ausgefüllte und unterschriebene Formblatt "Sperrvermerk wegen einer Veröffentlichung in einer Zeitschrift" in 2facher Ausfertigung

Sieht Ihre Promotions- bzw. Habilitationsordnung eine Verlängerung der Sperrfrist vor, setzen Sie sich bitte frühestens 4 Wochen vor Ablauf der ursprünglichen Frist mit den Publikationsdiensten Dissertationen in Verbindung.

Formblatt "Sperrvermerk wegen Veröffentlichung in einer Zeitschrift" [PDF-Datei: 108 kB]

11. Ansprechpartner


Post-Adresse für die Abgabe von Hochschulschriften
(bei Sendungen aus dem Nicht-EU Ausland bitte Zollformalitäten beachten)

Universitätsbibliothek der LMU München
Publikationsdienste Dissertationen
Leopoldstraße 13
80802 München

Adresse für die persönliche Abgabe von Hochschulschriften

Universitätsbibliothek der LMU München
Publikationsdienste Dissertationen
Raum 1108 (Haus 1 / 1. Stock)
Leopoldstraße 13

Öffnungszeiten der Publikationsdienste Dissertationen

Montag - Freitag: 9:00 - 12:00 (keine Terminvereinbarung nötig)

Bei Fragen wenden Sie sich telefonisch oder per E-Mail an

Tel: +49-(0)89-2180-9486 (Claudia Höhn)
Tel: +49-(0)89-2180-3589 (Iris Schledermann)
E-Mail: