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Hinweise zur Veröffentlichung einer elektronischen Hochschulschrift

Bitte lesen Sie diese Hinweise, bevor Sie sich beim Hochschulschriftenserver der Universitätsbibliothek der LMU München registrieren und bevor Sie Ihre Hochschulschrift bei der der Universitätsbibliothek - Publikationsdienste Dissertationen - einreichen.

Wenn Sie neben der elektronischen Veröffentlichung auch eine parallele Verlagsausgabe wünschen, dann finden Sie weitere Informationen dazu auf der Seite "Open Publishing LMU: So veröffentlichen Sie Ihre Hochschulschrift gleichzeitig gedruckt und digital".


  1. Voraussetzungen
  2. Urheberrecht
  3. Abgabe an die Universitätsbibliothek
  4. Form der elektronischen Arbeit
  5. Formblatt für die Abgabe von elektronischen Hochschulschriften
  6. Patentanmeldung
  7. Veröffentlichung in einer Zeitschrift
  8. Hochschulschriftenserver
  9. Registrieren und Hochladen
  10. Technische Hinweise
    1. Erstellung von PDF-Dokumenten mit Adobe Acrobat
    2. Erstellung von PDF-Dokumenten mit PDFCreator
    3. Dokumenteneigenschaften der PDF-Datei und Dateiname
      1. Nachträgliche Erstellung der Dokumenteninformationen
    4. Sicherheitseinstellungen in der PDF-Datei
    5. Word
      1. Formatvorlage für Word
      2. Konvertierung von Word-Dokumenten nach PDF
    6. LaTeX
      1. Formatvorlage für LaTeX
      2. Konvertierung von LaTeX-Dokumenten nach PDF
      3. Erzeugen der PDF-Dokumenteneigenschaften unter LaTeX
  11. Ansprechpartner

1. Voraussetzungen

Die Universitätsbibliothek der LMU München (UB) bietet Doktoranden und Habilitanden die Möglichkeit, ihre Hochschulschrift im elektronischen Format abzugeben. Voraussetzung dafür ist eine entsprechende Regelung in der für Sie gültigen Promotions- bzw. Habilitationsordnung. Bitte erkundigen Sie sich an Ihrer Fakultät danach, ob die Abgabe in elektronischer Form möglich ist und welche Voraussetzungen in Ihrem Promotions- bzw. Habilitationsverfahren erfüllt werden müssen.


2. Urheberrecht

Bitte prüfen Sie vor Abgabe Ihrer Hochschulschrift, ob Sie für alle aus fremden Werken und aus dem Internet entnommenen Materialien die nötigen Nutzungsrechte bei den Rechteinhabern eingeholt haben, bzw. die Quellen entsprechend gekennzeichnet haben (siehe auch §51 UrhG). Bitte achten Sie insbesondere bei der Verwendung von Kartenmaterialien darauf, ob Sie diese Karten ohne Zahlung von Nutzungsgebühren verwenden dürfen oder ob Sie dafür Lizenzgebühren zu entrichten haben. Mit der Veröffentlichung Ihrer Hochschulschrift stellen Sie die Universitätsbibliothek von allen Ansprüchen Dritter frei, die sich aus der Verletzung eines Urheberrechts oder eines ausschließlichen Nutzungsrechtes durch die Veröffentlichung Ihrer Hochschulschrift auf dem Repositorium der Universitätsbibliothek ergeben.


3. Abgabe an die Universitätsbibliothek

Die elektronische Hochschulschrift wird von Ihnen selbst auf den Hochschulschriftenserver der Universitätsbibliothek hochgeladen. Nach dem Hochladen Ihrer Hochschulschrift geben Sie bei der Universitätsbibliothek - Publikationsdienste Dissertationen - sechs ausgedruckte Exemplare auf holz- und säurefreiem, alterungsbeständigem Papier sowie dauerhaft haltbar gebunden ab (Ring- oder Spiralbindungen sind nicht zulässig): entweder persönlich oder per Post. Falls Ihre Hochschulschrift mit einem Sperrvermerk wegen einer laufenden Patentanmeldung versehen ist, geben Sie mit den gedruckten Exemplaren eine CD-ROM ab, die die PDF-Version Ihrer Hochschulschrift enthält.


4. Form der elektronischen Version

Sie können Ihre elektronische Hochschulschrift nur als PDF-Dokument auf den Hochschulschriftenserver hochladen. Die komplette Hochschulschrift darf nur in einer einzigen PDF-Datei vorliegen. Auf der zweiten Seite der PDF-Datei müssen Sie die Namen der Berichterstatter und das Datum der mündlichen Prüfung angeben.

Eine Übersicht mit Mustertitelblättern für jede Fakultät finden Sie unter https://edoc.ub.uni-muenchen.de/cover/index.html


5. Formblatt für die Abgabe von elektronischen Hochschulschriften

Die Veröffentlichung Ihrer elektronischen Hochschulschrift ist Teil Ihres Promotions- bzw. Habilitationsverfahrens. Hierzu ist Ihre Erklärung notwendig, dass Sie der Universitätsbibliothek das Recht auf Veröffentlichung, Speicherung und gegebenenfalls Konvertierung einräumen.

Das Formblatt für die Abgabe von elektronischen Hochschulschriften ist in zweifacher Ausfertigung ausgefüllt und unterschrieben bei der Abgabe der gedruckten Pflichtexemplare einzureichen.

Ihre sonstigen Urheberrechte werden dadurch nicht berührt.

Formblatt für die Abgabe einer elektronischen Dissertation [ PDF-Datei: 114 KB ]
Formblatt für die Abgabe einer elektronischen Habilitation [ PDF-Datei: 119 KB ]

6. Patentanmeldung

Wenn Ihre Hochschulschrift in Zusammenhang mit einer Patentanmeldung steht, können Sie beantragen, dass die Pflichtexemplare und die elektronische Version Ihrer Hochschulschrift zunächst nicht von der Universitätsbibliothek veröffentlicht werden, unter der Voraussetzung, dass die Promotionsordnung bzw. Habilitationsordnung Ihrer Fakultät die Möglichkeit einer zeitlich verzögerten Veröffentlichung Ihrer Hochschulschrift auf Grund eines Patentes vorsieht. Laden Sie in diesem Fall Ihre elektronische Version der Hochschulschrift nicht auf diesen Hochschulschriftenserver, sondern geben Sie sie zusammen mit Ihren gedruckten Pflichtexemplaren auf einer CD-ROM bei der Universitätsbibliothek - Publikationsdienste Dissertationen - ab. Zusätzlich reichen Sie bitte das ausgefüllte und unterschriebene Formblatt zur Erteilung eines Sperrvermerks bei der Universitätsbibliothek - Publikationsdienste Dissertationen - ein.
Bei weiteren Fragen dazu stehen Ihnen die für die Universitätsbibliothek - Publikationsdienste Dissertationen - zuständigen Kolleginnen gerne für Auskünfte zur Verfügung.

Formblatt zur Erteilung eines Sperrvermerks wegen Patentanmeldung [ PDF-Datei ]
Formblatt zur Aufhebung eines Sperrvermerks wegen Patentanmeldung [ PDF-Datei ]

7. Veröffentlichung in einer Zeitschrift

Wenn Sie Ihre Hochschulschrift in einer Zeitschrift veröffentlichen möchten und diese Zeitschrift von Ihnen verlangt, dass Ihre Hochschulschrift erst nach einer Embargofrist veröffentlicht werden darf, dann können Sie diese Sperrfrist mit einem Formblatt beantragen, unter der Voraussetzung, dass die Promotions- bzw. Habilitationsordnung Ihrer Fakultät die Möglichkeit einer zeitlich verzögerten Veröffentlichung Ihrer Hochschulschrift auf Grund der Veröffentlichung in einer Zeitschrift vorsieht.
Laden Sie in diesem Fall Ihre elektronische Version der Hochschulschrift nicht auf diesen Hochschulschriftenserver, sondern geben Sie sie zusammen mit Ihren gedruckten Pflichtexemplaren und dem Formblatt für die Abgabe einer elektronischen Hochschulschrift auf einer CD-ROM bei der Universitätsbibliothek - Publikationsdienste Dissertationen - ab. Zusätzlich reichen Sie bitte auch das ausgefüllte und unterschriebene Formblatt zur Erteilung eines Sperrvermerks ein.

Formblatt zur Erteilung eines Sperrvermerks wegen Veröffentlichung in einer Zeitschrift [ PDF-Datei ]

8. Hochschulschriftenserver

Den Hochschulschriftenserver der Universitätsbibliothek der LMU München erreichen Sie unter der Internet-Adresse:

https://edoc.ub.uni-muenchen.de/


9. Registrieren und Hochladen

Bevor Sie Ihre Hochschulschrift auf diesen Server hochladen können, müssen Sie sich beim Server registrieren. Klicken Sie dazu auf den Menüpunkt Registrieren. Nach Angabe Ihrer E-Mail-Adresse, der Auswahl eines Passwortes und eines Benutzernamens erhalten Sie einen Freischaltcode an die angegebene E-Mail-Adresse geschickt, der für eine Woche gültig ist. Innerhalb dieser Zeitspanne müssen Sie die in der Mail angegebene Internet-Adresse aufrufen.

Nach der Registrierung loggen Sie sich mit Ihrem Benutzernamen und Ihrem Passwort ein, indem Sie auf den Menüpunkt Login klicken. Anschließend müssen Sie noch Angaben zur Person machen, bevor Sie mit dem Hochladen starten können.

Nachdem Sie die Metadaten zu Ihrer Hochschulschrift eingegeben haben und die PDF-Datei hochgeladen haben, füllen Sie bitte das PDF-Formular am Bildschirm aus und geben davon zwei unterschriebene Ausdrucke zusammen mit den gedruckten Exemplaren Ihrer Hochschulschrift bei der Universitätsbibliothek - Publikationsdienste Dissertationen - ab.

Bitte beachten Sie: Nachdem Ihre Hochschulschrift veröffentlicht wurde, sind Änderungen an der Hochschulschrift nicht mehr möglich.


10. Technische Hinweise

10.1 Erstellung von PDF-Dokumenten mit Adobe Acrobat

Sie können Ihre elektronische Hochschulschrift derzeit nur als PDF-Dokument einreichen. Die komplette Hochschulschrift muss in einer einzigen PDF-Datei vorliegen. Um das PDF-Dokument zu erzeugen, können Sie sich einer Reihe von Programmen bedienen. Wir empfehlen Ihnen die Verwendung des kostenpflichtigen Programms "Adobe Acrobat". Seit der Version 8 unterstützt Adobe Acrobat die Erzeugung von PDF/A-Dateien. Bitte aktivieren Sie in den Einstellungen von Adobe Acrobat die Option "PDF/A-1a:2005-kompatible Datei erstellen".

Ein Rechner mit installiertem Adobe Acrobat Distiller steht Ihnen im PC-Raum der Universitätsbibliothek zur Verfügung.

10.2 Erstellung von PDF-Dokumenten mit PDFCreator

Falls Sie Windows als Betriebssystem einsetzen, können Sie auch das kostenlose Programm PDFCreator verwenden, das Sie hier herunterladen können: http://de.pdfforge.org/pdfcreator. Nach der Installation von PDFCreator wählen Sie in Ihrer Textverarbeitung PDFCreator als Drucker aus und klicken auf 'Drucken'. Im sich dann öffnenden Fenster tragen Sie unter Dokumententitel den Titel Ihrer Hochschulschrift ein und unter Autor Ihren Namen in der Form 'Vorname Nachname'. Wenn Sie dann auf 'Speichern' klicken, wählen Sie bitte die Option 'PDF/A-1b-Dateien'.

10.3 Dokumenteneigenschaften der PDF-Datei und Dateiname

Nach der Konvertierung Ihrer Hochschulschrift nach PDF, öffnen Sie die PDF-Datei in Adobe Acrobat (bitte nicht mit dem Adobe Acrobat Reader verwechseln, der PDF-Dateien nur lesen, aber nicht schreiben kann) und tragen unter DATEI -> DOKUMENTENEIGENSCHAFTEN -> BESCHREIBUNG unter Titel den Titel Ihrer Hochschulschrift und unter Verfasser Ihren Namen und Vornamen (in der Form Vorname Name) ein. Anschließend speichern Sie die PDF-Datei mit DATEI -> SPEICHERN UNTER. Verwenden Sie an dieser Stelle nicht die Auswahl DATEI -> SPEICHERN.
Falls Sie die Konvertierung nach PDF direkt aus Ihrem Word-Programm vornehmen, tragen Sie bitte vor der Konvertierung in Ihrer Word-Datei in DATEI -> EIGENSCHAFTEN unter Titel den Titel Ihrer Hochschulschrift und unter Autor Ihren Namen (in der Form Vorname Name) ein. Diese Werte werden dann in die PDF-Datei übernommen.
Als Dateinamen verwenden Sie Ihren Nach- und Vornamen nach folgenden Beispielen:
Meyer_Franz.pdf
Meyer_Hans-Peter.pdf
Mueller_Joerg_von.pdf
Schmidt_Amelie_K.pdf
Sollten Ihr Vor- oder Nachname Umlaute oder diakritische Zeichen enthalten, lösen Sie diese bitte nach ae, oe, ue, ss usw. auf. Leerzeichen dürfen im Dateinamen nicht enthalten sein.
Wenn Sie die Dokumenteneigenschaften in der PDF-Datei nicht richtig ausfüllen oder wenn der Dateiname falsch benannt ist, wird die Universitätsbibliothek - Publikationsdienste Dissertationen - Ihre Hochschulschrift nicht akzeptieren.

10.3.1 Nachträgliche Erstellung der Dokumenteninformationen

Falls Sie keinen Zugang zu Adobe Acrobat haben, können Sie die Dokumenteneigenschaften der PDF-Datei auch nachträglich mit dem kostenlosen Tool "A-PDF INFO Changer" ändern, das Sie hier herunterladen können: http://www.a-pdf.com/infochanger/index.htm.

10.4 Sicherheitseinstellungen in der PDF-Datei

Bitte verzichten Sie darauf, in der PDF-Datei Sicherheitseinstellungen vorzunehmen, sei es, dass Sie Änderungen an der PDF-Datei oder die Entnahme von Text oder das Drucken etc. verbieten. Diese Sicherheitseinstellungen schützen Sie nicht davor, dass Ihre Hochschulschrift mißbräuchlich verwendet werden kann.

10.5 Word

10.5.1 Formatvorlage für Word

Wir empfehlen Ihnen, beim Schreiben Ihrer Hochschulschrift mit "Word" eine Formatvorlage zu verwenden. Diese Formatvorlage unterstützt Sie beim strukturierten Verfassen Ihrer Hochschulschrift.

Einen an die Gegebenheiten der LMU angepassten Vorschlag zur Gestaltung des Titelblattes können Sie sich hier herunterladen: WordVorlage.zip


10.5.2 Konvertierung von Word-Dokumenten nach PDF

Falls Sie Ihre Hochschulschrift mit Word erstellt und den kompletten Text auf mehrere Dateien verteilt haben, müssen Sie diese Dateien zunächst zu einer einzigen Datei vereinigen. Wenn Sie Adobe Acrobat zusammen mit Adobe Acrobat Distiller installiert haben, drucken Sie das Word-Dokument, indem Sie in Word unter DATEI -> DRUCKEN den Drucker "Adobe PDF" auswählen. Die Distiller-Einstellungen entnehmen Sie bitte dem Abschnitt 10.1 Erstellung von PDF-Dokumenten mit Adobe Acrobat.

Falls Sie keinen Zugang zu Adobe Acrobat Distiller haben, können Sie Ihre Word-Datei auch im PC-Raum der Universitätsbibliothek konvertieren. Dort steht ein PC mit installiertem Adobe Acrobat zur Verfügung.

10.6 LaTeX

10.6.1 Formatvorlagen für LaTeX

Sie können sich hier Formatvorlagen für LaTeX herunterladen: im ZIP-Format oder im TAR.GZ-Format. In den beiden gepackten Archiven finden Sie in der Datei LiesMich.txt Hinweise zur Benutzung der LaTeX-Formatvorlagen.

10.6.2 Konvertierung von LaTeX-Dokumenten nach PDF

LaTeX (oder TeX) verwendet meist Bitmap-Fonts. Diese Fonts werden nach der Konvertierung der Postscript-Ausgabe in das PDF-Format von mehreren PDF-Previewern (z. B. dem Acrobat Reader) schlecht am Bildschirm wiedergegeben. Daher sollten Bitmap-Fonts auch im Hinblick auf die Größe der Ausgabe-Datei vermieden werden. Dazu gibt es folgende Möglichkeiten:

  • Verwenden von pdflatex (empfehlenswert)
    Hier wird mit pfdlatex direkt aus der LaTeX-Datei eine PDF-Datei erzeugt. Die Bilder müssen im PDF-, JPG- oder PNG-Format vorliegen. Bei Vektorgrafiken (Zeichnungen) sollte das PDF-Format bevorzugt werden. Vorhandene Bilder im Encapsulated-Postscript-Format (EPS-Format) können mit dem Acrobat Distiller unter Windows oder MacOS bzw. epstopdf (mit Ghostscript 6.0 oder neuer) unter Unix/Linux nach PDF konvertiert werden. Ein Vorteil von pdflatex ist auch die automatische Erzeugung von Hyperlinks innerhalb des Dokumentes (mit dem hyperref-Paket von LaTeX). Das Programm pdflatex ist in jeder aktuellen LaTeX-Distribution enthalten.

    oder

  • Verwenden von dvipdfm (auch empfehlenswert)
    Mit dvipdfm wird die mit Standard-LaTeX erzeugte DVI-Datei direkt ins PDF-Format umgewandelt. Dabei werden neben PDF-Grafiken auch Grafiken im EPS-, JPG- und PNG-Format direkt verarbeitet (bei Verwendung des graphicx-Paketes von LaTeX). In den meisten LaTeX-Distributionen ist dvipdfm enthalten.

    oder

  • Verwenden der Computer-Modern-Fonts im Type-1-Postscript-Format
    Falls die Zeichensätze in diesem Format nicht in der LaTeX-Distribution enthalten sind, können sie vom Comprehensive TeX Archive Network (CTAN) ftp://ftp.dante.de/pub/tex/fonts/cm/ps-type1/ und ftp://ftp.dante.de/pub/tex/fonts/amsfonts/ps-type1/ bezogen werden. Bei dvips sind die Optionen "-Pcmz -Pamz" angebracht. Zur Konvertierung der mit dvips erzeugten Postscript-Datei in eine PDF-Datei kann zum Beispiel der Acrobat Distiller unter Windows oder MacOS bzw. ps2pdf (mit Ghostscript 6.0 oder neuer) unter Unix/Linux verwendet werden. Dadurch sind aber keine Hyperlinks innerhalb des Dokumentes möglich.
10.6.3 Erzeugen der PDF-Dokumenteneigenschaften unter LaTeX

Die PDF-Dokumenteneigenschaften lassen sich unter LaTeX mit dem hyperref-Paket erzeugen. Fügen Sie dazu in den Dokumentenvorspann Ihres LaTeX-Dokumentes folgende Befehle ein:

\usepackage{hyperref}
\hypersetup {
pdfpagemode = {UseNone},
pdftitle = {Titel Ihrer Hochschulschrift},
pdfauthor = {Vorname Nachname}
}

Wenn Sie das hyperref-Paket nicht verwenden wollen oder nicht verwenden können, dann reicht auch im Vorspann folgende Notation, unter der Voraussetzung, dass Sie die PDF-Datei mit pdflatex erzeugen:

\pdfinfo {
/Title (Titel Ihrer Hochschulschrift)
/Author (Vorname Nachname)
}

11. Ansprechpartner

Falls Sie Fragen zur Abgabe Ihrer Hochschulschrift haben, wenden Sie sich bitte an:

Adresse für die Abgabe von Hochschulschriften per Post:
Universitätsbibliothek der LMU München
Publikationsdienste Dissertationen
Leopoldstraße 13
80802 München

Adresse für die persönliche Abgabe von Hochschulschriften:
Universitätsbibliothek der LMU München
Publikationsdienste Dissertationen
Raum 1108 (Haus 1 / 1. Stock)
Leopoldstraße 13

Tel: +49-(0)89-2180-9486 (Claudia Höhn)
Tel: +49-(0)89-2180-3589 (Iris Schledermann)
E-Mail:

Öffnungszeiten zur Abgabe der Hochschulschrift bei der Universitätsbibliothek:
Montag - Freitag: 9:00 - 12:00