Anleitung zur Veröffentlichung einer elektronischen Hochschulschrift
Bitte lesen Sie diese Anleitung aufmerksam durch, bevor Sie sich beim Repositorium "Elektronische Hochschulschriften" der Universitätsbibliothek der LMU München registrieren und Ihre Hochschulschrift hochladen.
Zweimal jährlich - im Winter- und im Sommersemester - bietet die Universitätsbibliothek eine Informationsveranstaltung zum Thema der Veröffentlichung von Dissertationen an. Die dabei gezeigte Präsentation können Sie hier herunterladen.
Über die elektronische Veröffentlichung hinaus, die unten ab Punkt 1 beschrieben wird, bietet Ihnen die Universitätsbibliothek die Möglichkeit der Verlagsveröffentlichung in gedruckter Form:
- Open Publishing LMU für Dissertationen und Habilitationsschriften aus allen Fachgebieten in den Reihen "Dissertationen der LMU" bzw. "Habilitationsschriften der LMU".
Zeitgleich zum Erscheinen der gedruckten Version wird die Hochschulschrift auch in digitaler Form als Open-Access-Publikation veröffentlicht, die weltweit frei zugänglich ist.
- Voraussetzungen
- Urheberrecht. Kumulative Hochschulschriften
- Formale Vorgaben (Fakultätstitelblatt)
- Format der elektronischen Version
- Rechteerklärung
- Abgabe der begleitenden gedruckten Pflichtexemplare an die Universitätsbibliothek
- Registrieren und Hochladen
- Dateiname, Dokumenteigenschaften, Sprache, technische Hinweise
- Sperrvermerk wegen Patentanmeldung
- Sperrvermerk wegen Veröffentlichung in einer Zeitschrift
- Ansprechpartner
1. Voraussetzungen
Promovierende und Habilitierende der LMU München können ihre Hochschulschrift im elektronischen Format abgeben.
Voraussetzung: eine entsprechende
Regelung in der für Sie gültigen Promotions- bzw. Habilitationsordnung. Bitte erkundigen Sie sich an Ihrer Fakultät, ob die Abgabe in elektronischer Form
möglich ist.
2. Urheberrecht. Kumulative Hochschulschriften
Prüfen Sie vor Abgabe Ihrer Hochschulschrift, ob Sie das Urheberrechtsgesetz eingehalten haben: Haben Sie für alles, was Sie aus fremden Werken und dem Internet entnommenen haben, die Nutzungsrechte von den Rechteinhabern eingeholt bzw. die Quellen entsprechend gekennzeichnet (siehe auch §51 UrhG)? Achten Sie vor allem bei der Verwendung von Karten aus dem Internet darauf, ob Lizenzgebühren für die Nutzung zu entrichten sind.
Sie als Autor:in sind für die Klärung der Rechte Ihrer Dissertation verantwortlich. Viele Verlage erlauben eine Zweitveröffentlichung als Dissertation. Bei einer kumulativen Dissertation beachten Sie bitte Folgendes:
- Prüfen Sie Ihren Verlagsvertrag oder setzen Sie sich mit dem Zeitschriftenverlag in Verbindung, ob eine Zweitveröffentlichung gestattet ist. Viele Verlage bieten auch rechtliche Hinweise auf ihren Seiten an.
- Auch in der SHERPA/RoMEO-Datenbank können Sie die Nutzungsbedingungen für eine Zweitveröffentlichung abfragen. Bitte beachten Sie, dass Sherpa/RoMEO Ihnen keine rechtsverbindlichen Informationen bereitstellt.
- Wenn es rechtlich möglich ist, drucken Sie die Aufsätze komplett ab. Schließt der Verlag eine Zweitveröffentlichung auf einem institutionellen Repositorium aus, reicht die Angabe der Fundstelle mit Link oder DOI - sofern Ihre Promotionsordnung diese Möglichkeit vorsieht.
- Erlaubt der Verlag eine Zweitveröffentlichung erst nach einer gewissen Embargo-Frist, so können Sie einen Sperrvermerk wegen Veröffentlichung in einer Zeitschrift beantragen - sofern Ihre Promotionsordnung diese Möglichkeit vorsieht.
- Sind Ihre Artikel bei einer Open-Access-Zeitschrift mit einer Creative-Commons-Lizenz veröffentlicht worden, können Sie diese Artikel uneingeschränkt in Ihrer Hochschulschrift abdrucken und hochladen.
- Bitte vergeben Sie bei kumulativen Dissertationen eine durchgehende Seitenzählung.
Mit der Veröffentlichung auf dem Repositorium der UB versichern Sie, dass Sie keine Rechte Dritter verletzen, weder durch den Text noch durch die Abbildungen. Sie stellen die UB auch von allen Ansprüchen Dritter frei, die sich durch die Verletzung des Urheberrechts oder eines ausschließlichen Nutzungsrechtes ergeben.
Gesetz über Urheberrecht und verwandte Schutzrechte (UrhG)
SHERPA/RoMEO-Datenbank
3. Formale Vorgaben (Fakultätstitelblatt)
Alle Dissertationen und Habilitationsschriften müssen das sogenannte Fakultätstitelblatt enthalten, das Sie zusammen mit allen anderen Unterlagen von Ihrer Fakultät erhalten.
Das Fakultätstitelblatt enthält folgende Angaben:- die Fakultät und den angestrebten akademischen Titel
- den vollständigen Titel der Dissertation
- den Namen des Verfassers
- die Namen der beiden Gutachter der schriftlichen Arbeit
- das Datum der mündlichen Prüfung
- bei manchen Fakultäten: der Tag der Einreichung und/oder der Geburtsort
In Habilitationsschriften entfallen die Gutachter sowie das Datum der Einreichung und der mündlichen Prüfung.
Mustertitelblätter für jede Fakultät
4. Format der elektronischen Version
Sie können Ihre elektronische Hochschulschrift nur als PDF-Dokument auf das Repositorium "Elektronische Hochschulschriften" hochladen. Die komplette
Hochschulschrift muss in einer einzigen PDF-Datei vorliegen.
Bitte laden Sie Ihre Hochschulschrift hoch und warten, bis Sie eine Bestätigung per E-Mail über die Richtigkeit des Uploads erhalten (spätestens am nächsten Werktag). Erst dann sollten Sie Ihre Arbeit drucken und die restlichen Unterlagen bei den Publikationsdiensten Dissertationen einreichen.
5. Rechteerklärung
Mit dem Hochladen Ihrer Arbeit auf den Hochschulschriftenserver der UB geben Sie eine rechtsverbindliche Erklärung ab. Sie versichern, dass
- Sie die genehmigte Fassung Ihrer Hochschulschrift einreichen
- die gedruckte und die elektronische Fassung übereinstimmen
- Sie keine Rechte Dritter verletzen
Außerdem übertragen Sie der UB
- das einfache Nutzungsrecht und gestatten ihr, dieses auch auf Dritte zu übertragen (Ihre sonstigen Urheberrechte bleiben hiervon unberührt)
- das Recht zur Veröffentlichung, Speicherung und ggf. Konvertierung Ihrer Hochschulschrift
6. Abgabe der begleitenden gedruckten Pflichtexemplare an die Universitätsbibliothek
Nachdem Sie Ihre elektronische Hochschulschrift selbst auf das Repositorium "Elektronische Hochschulschriften" hochgeladen haben (s. Punkt 9), geben Sie Folgendes bei den Publikationsdiensten Dissertationen ab:
- 2-6 ausgedruckte Exemplare (je nach Promotionsordnung) auf holz- und säurefreiem, alterungsbeständigem Papier sowie dauerhaft haltbar gebunden. Ring- oder Spiralbindungen sind nicht zulässig!
Sie können Ihre Hochschulschrift entweder persönlich, durch Dritte oder per Post abgeben.
Wenn Sie Ihre Dissertation aus dem Nicht-EU-Ausland per Post
schicken, erkundigen Sie sich bitte vorher nach den Zollformalitäten. Sendungen, die vom Zoll in Deutschland aufgehalten werden, werden an den Absender
zurückgeschickt!
7. Registrieren und Hochladen
Bevor Sie Ihre Hochschulschrift auf das Repositorium hochladen können, müssen Sie sich registrieren:
- Klick auf Menüpunkt "Registrieren".
- Eingabe Ihrer E-Mail-Adresse, eines Passworts und eines Benutzernamens.
- Sie erhalten einen Link an die angegebene E-Mail-Adresse, der für eine Woche gültig ist.
Nach der Registrierung klicken Sie auf "Login" und loggen sich mit Ihrem Benutzernamen und Ihrem Passwort ein.
Nun stellen Sie Ihre Hochschulschrift auf das Repositorium:
- Laden Sie die PDF-Datei Ihrer Hochschulschrift hoch.
- Füllen Sie die Metadaten aus. Die Angabe von Abstract und Keywords ist freiwillig.
- Wählen Sie Ihre Fakultät aus.
Die Publikationsdienste Dissertationen prüfen Ihre elektronische Hochschulschrift auf formale Richtigkeit und informieren Sie per E-Mail darüber. Erst wenn die gedruckten Exemplare eingereicht wurden, gilt die Hochschulschrift als veröffentlicht.
Wichtiger Hinweis: Nachdem Ihre Hochschulschrift veröffentlicht wurde, sind Änderungen an der Hochschulschrift nicht mehr möglich!
8. Dateiname, Dokumenteigenschaften, Sprache, technische Hinweise
8.1. Dateiname und Dokumenteneigenschaften der PDF-Datei
Wenn der Dateiname falsch ist, Sie die Dokumenteneigenschaften in der PDF-Datei nicht richtig ausfüllen oder die Angabe der Sprache fehlt, werden die Publikationsdienste Dissertationen Ihre Hochschulschrift nicht akzeptieren.
8.1.1. Dateiname
Als Dateinamen verwenden Sie Ihren Nach- und Vornamen nach folgenden Beispielen:
Schulz_Franziska.pdf
Meyer_Hans-Peter.pdf (wenn der Vorname "Hans-Peter" lautet)
Meyer_Hans_Peter.pdf (wenn der Vorname "Hans Peter" lautet)
Schmidt_Amelie_von.pdf
Umlaute oder diakritische Zeichen im Vor- oder Nachnamen lösen Sie nach ae, oe, ue, ss auf. Leerzeichen dürfen im Dateinamen nicht enthalten sein und müssen durch einen Unterstrich ersetzt werden.
8.1.2. Erstellen von Dokumenteigenschaften in Word
Falls Sie die Konvertierung in eine PDF-Datei direkt aus Ihrem Word-Programm vornehmen, klicken Sie bitte vor der Konvertierung auf den Reiter "Datei" und tragen folgendes in Ihrer Word-Datei ein:
- im rechten Fenster unter "Eigenschaften" > "Titel": Titel Ihrer Hochschulschrift
- im rechten Fenster unter "Eigenschaften" > "Autor": Ihren Namen in der Form "Vorname Nachname"
- in der linken Navigation "Optionen" auswählen > "Sprache" > "Bearbeitungssprachen auswählen" > Hauptsprache der Dissertation als Standard festlegen. Falls diese Sprache nicht aufgeführt ist, wählen Sie die Sprache aus der Liste "Weitere Bearbeitungssprachen hinzufügen" aus und definieren diese Sprache anschließend als Standardsprache.
Erstellen der PDF-Datei über "Datei" > "Exportieren" -> "Als Adobe PDF exportieren" (hier noch die Option PDF/A aktivieren) oder „Datei" > "Als Adobe PDF speichern" (hier noch die Option PDF/A aktivieren). Über den Befehl als PDF drucken werden die Dokumenteigenschaften nicht übernommen.
8.1.3. Erstellen von Dokumenteigenschaften in Libre Office
- Export des Titels der Dissertation: "Datei" > "Eigenschaften" > "Beschreibung" > Titel: Titel Ihrer Hochschulschrift
- Export des Autornamens: "Extras" > "Optionen" > "LibreOffice" > "Benutzerdaten": Ihren Namen in der Form "Vorname Nachname" > dann auf "Zuweisen" und "OK" klicken
- Export der Sprache: "Extras" > "Optionen" > "Spracheinstellungen" > "Sprachen" > "Standardsprachen der Dokumente" > nach Auswahl der Sprache auf "Zuweisen" und "OK" klicken
Erstellen der PDF-Datei über "Datei" > "Exportieren als" -> "Als PDF exportieren" (hier noch die Option PDF/A aktivieren) > Exportieren
Bei einem Rechner mit macOS wird die Spracheinstellung möglicherweise nicht in die PDF-Datei übernommen. In diesem Fall wird die Sprache durch die Publikationsdienste Dissertationen eingestellt.
8.1.4. Erstellen von Dokumenteigenschaften in der PDF-Datei mit Adobe Acrobat Pro
Nach der Konvertierung Ihrer Hochschulschrift zu einer PDF-Datei öffnen Sie diese in "Adobe Acrobat Pro".
Klicken Sie auf "Datei" > "Dokumenteigenschaften"
- Reiter "Beschreibung" > Titelfeld: Titel Ihrer Hochschulschrift
- Reiter "Beschreibung" > Verfasserfeld: Ihren Namen in der Form "Vorname Nachname"
- Reiter "Erweitert" > Sprache auswählen
8.1.5. Erstellung von Dokumenteneigenschaften in LaTeX
Mit dem hyperref-Paket erzeugen Sie die Dokumenteigenschaften unter LaTex. Fügen Sie dazu in den Dokumentenvorspann Ihres LaTeX-Dokumentes folgende Befehle ein:
\usepackage{hyperref}
\hypersetup {
pdfpagemode = {UseNone},
pdftitle = {Titel Ihrer Hochschulschrift},
pdfauthor = {Vorname Nachname},
pdflang = {de-DE}
}
Codierungen gängiger Sprachen:
| Deutsch: | de-DE |
| Britisches Englisch: | en-GB |
| Amerikanisches Englisch: | en-US |
| Französisch: | fr-FR |
| Spanisch: | es-ES |
| Italienisch: | it-IT |
8.2. Formatvorlagen
8.2.1. Formatvorlage für Word
Kennzeichnen Sie beim Schreiben Ihrer Hochschulschrift mit Word unterschiedliche Teile wie Überschriften, Text, Fußnoten etc. mit Formatvorlagen. Das unterstützt Sie beim strukturierten Verfassen Ihrer Hochschulschrift.
8.2.2. Formatvorlagen für LaTeX
Sie können sich hier Formatvorlagen für LaTeX herunterladen. Bitte verwenden Sie die für Ihre Fakultät oder für Ihre Graduate School passende Vorlage. Steht für Ihre Fakultät/Graduate School keine Vorlage bereit, dann verwenden Sie bitte die allgemeine Vorlage.
Allgemeine LaTeX-Formatvorlage
LaTeX-Formatvorlage für die Biologie
LaTeX-Formatvorlage für die Chemie
LaTeX-Formatvorlage für die Graduate School of Systemic Neurosciences
LaTeX-Formatvorlage für die Medizin
LaTeX-Formatvorlage für die Physik
LaTeX-Formatvorlage für die Tiermedizin
8.3 Erstellung von PDF-Dokumenten
Die komplette Hochschulschrift muss in einem einzigen PDF-Dokument vorliegen. Um die PDF-Datei zu erzeugen, können Sie sich einer Reihe von Programmen bedienen.
8.3.1. Konvertierung von Word-Dokumenten in PDF-Dokumente mit Adobe Acrobat
Wir empfehlen Ihnen die Verwendung des kostenpflichtigen Programms "Adobe Acrobat". Seit der Version 8 unterstützt "Adobe Acrobat" die Erzeugung von PDF/A-Dateien. Bitte verwechseln Sie "Adobe Acrobat" nicht mit dem "Adobe Acrobat Reader", der PDF-Dokumente nur lesen, aber nicht schreiben kann.
- Installieren Sie "Adobe Acrobat".
- Aktivieren Sie die Einstellungen von "Adobe Acrobat" und wählen die Option "PDF/A-1a:2005-kompatible Datei erstellen" aus.
- Wählen Sie in Ihrer Textverarbeitung "Adobe PDF" als Drucker aus und klicken auf "Drucken".
Ein Rechner mit installiertem "Adobe Acrobat" steht Ihnen im CIP-Pool 1 der Universitätsbibliothek zur Verfügung.
8.3.2. Konvertierung von Word-Dokumenten in PDF-Dokumente mit dem PDFCreator
Falls Sie Windows als Betriebssystem einsetzen, können Sie auch das kostenlose Programm "PDFCreator" verwenden.
- Installieren Sie den "PDFCreator".
- Wählen Sie in Ihrer Textverarbeitung "PDFCreator" als Drucker aus und klicken auf "Drucken".
- Im sich öffnenden Fenster tragen Sie unter "Dokumententitel" den Titel Ihrer Hochschulschrift ein und unter "Autor" Ihren Namen in der Form "Vorname Nachname".
- Klicken Sie auf "Speichern" und wählen die Option "PDF/A-1b-Dateien".
8.3.3. Konvertierung von LaTeX-Dokumenten in PDF-Dokumente
LaTeX (oder TeX) verwendet meist Bitmap-Fonts. Diese Fonts werden nach der Konvertierung der Postscript-Ausgabe in das PDF-Format von mehreren PDF-Previewern wie z. B. dem "Acrobat Reader" schlecht am Bildschirm wiedergegeben. Daher sollten Bitmap-Fonts auch im Hinblick auf die Größe der Ausgabedatei vermieden werden. Dazu gibt es folgende Möglichkeiten:
pdflatex (empfehlenswert)
Das Programm "pdflatex" ist in jeder aktuellen LaTeX-Distribution enthalten. Es erzeugt direkt aus der LaTex-Datei eine PDF-Datei.
- Bilder müssen im PDF-, JPG- oder PNG-Format vorliegen. Bilder im Encapsulated-Postscript-Format (EPS) können mit dem "Adobe Acrobat Distiller" unter Windows oder MacOS bzw. "epstopdf" (mit Ghostscript 6.0 oder neuer) unter Unix/Linux ins PDF-Format konvertiert werden.
- Vektorgrafiken (Zeichnungen) sollten im PDF-Format vorliegen.
- Mit dem hyperref-Paket von LaTeX werden automatisch Hyperlinks innerhalb des Dokumentes erzeugt.
oder
dvipdfm (auch empfehlenswert)
Mit "dvipdfm" wird die mit Standard-LaTeX erzeugte DVI-Datei direkt ins PDF-Format umgewandelt. Dabei werden bei Verwendung des graphicx-Paketes von LaTeX neben PDF-Grafiken auch Grafiken im EPS-, JPG- und PNG-Format direkt verarbeitet. In den meisten LaTeX-Distributionen ist dvipdfm enthalten.
oder
Computer-Modern-Font im Type-1-Postscript-Format
Falls die Zeichensätze in diesem Format nicht in der LaTeX-Distribution enthalten sind, können sie vom "Comprehensive TeX Archive Network (CTAN)" bezogen werden. Bei "dvips" sind die Optionen "-Pcmz -Pamz" angebracht. Zur Konvertierung der mit "dvips" erzeugten Postscript-Datei in eine PDF-Datei kann zum Beispiel der "Adobe Acrobat Distiller" unter Windows oder MacOS bzw. "ps2pdf" (mit Ghostscript 6.0 oder neuer) unter Unix/Linux verwendet werden. Dadurch sind aber keine Hyperlinks innerhalb des Dokumentes möglich.
Comprehensive TeX Archive Network (CTAN)
8.4. Sicherheitseinstellungen in der PDF-Datei
Bitte nehmen Sie in der PDF-Datei keine Änderungen an den Sicherheitseinstellungen vor. Die Änderungen schützen Sie nicht davor, dass Ihre Hochschulschrift missbräuchlich verwendet werden kann. Werden die Sicherheitseinstellungen geändert, kann die Deutschen Nationalbibliothek in Frankfurt Ihre Hochschulschrift jedoch nicht bearbeiten und die Publikationsdienste Dissertationen weisen Ihre Hochschulschrift zurück.
9. Sperrvermerk wegen Patentanmeldung
Steht Ihre Hochschulschrift in Zusammenhang mit einer Patentanmeldung, können Sie beantragen, dass die gedruckten Pflichtexemplare und die elektronische Version Ihrer Hochschulschrift zeitverzögert von den Publikationsdiensten Dissertationen veröffentlicht werden.
Voraussetzung: die Promotions- bzw. Habilitationsordnung Ihrer Fakultät sieht diese Möglichkeit vor. Laden Sie die elektronische Version Ihrer Hochschulschrift auf das Repositorium "Elektronische Hochschulschriften" hoch.
In diesem Fall geben Sie bei den Publikationsdiensten Dissertationen folgendes ab:
- 2-6 gedruckte Exemplare
- das ausgefüllte und unterschriebene Formblatt "Sperrvermerk wegen einer Patentanmeldung" in zweifacher Ausfertigung
Sieht Ihre Promotions- bzw. Habilitationsordnung eine Verlängerung der Sperrfrist vor, setzen Sie sich bitte frühestens 4 Wochen vor Ablauf der ursprünglichen Frist per E-Mail mit den Publikationsdiensten Dissertationen in Verbindung. Sie erhalten dann das Verlängerungsformular.
Formblatt "Sperrvermerk wegen einer Patentanmeldung" [PDF-Datei: 138 kB]Formblatt "Aufhebung des Sperrvermerks wegen einer Patentanmeldung" [PDF-Datei: 211 kB]
10. Sperrvermerk wegen Veröffentlichung in einer Zeitschrift
Steht Ihre Hochschulschrift in Zusammenhang mit einer Veröffentlichung in einer Zeitschrift, können Sie beantragen, dass die gedruckten Pflichtexemplare und die elektronische Version Ihrer Hochschulschrift zeitverzögert von den Publikationsdiensten Dissertationen veröffentlicht werden.
Voraussetzung: die Promotions- bzw. Habilitationsordnung Ihrer Fakultät sieht diese Möglichkeit vor. Laden Sie die elektronische Version Ihrer Hochschulschrift auf das Repositorium "Elektronische Hochschulschriften" hoch.
In diesem Fall geben Sie bei den Publikationsdiensten Dissertationen folgendes ab:
- 2-6 gedruckte Exemplare
- das ausgefüllte und unterschriebene Formblatt "Sperrvermerk wegen einer Veröffentlichung in einer Zeitschrift" in zweifacher Ausfertigung
Sieht Ihre Promotions- bzw. Habilitationsordnung eine Verlängerung der Sperrfrist vor, setzen Sie sich bitte frühestens 4 Wochen vor Ablauf der ursprünglichen Frist per E-Mail mit den Publikationsdiensten Dissertationen in Verbindung. Sie erhalten dann das Verlängerungsformular.
Formblatt "Sperrvermerk wegen Veröffentlichung in einer Zeitschrift" [PDF-Datei: 108 kB]11. Ansprechpartner*innen
Post-Adresse für die Abgabe von Hochschulschriften
(bei Sendungen aus dem Nicht-EU Ausland bitte Zollformalitäten
beachten)
Universitätsbibliothek der LMU München
Publikationsdienste Dissertationen
Geschwister-Scholl-Platz 1
80539 München
Adresse für die persönliche Abgabe von Hochschulschriften
Universitätsbibliothek der LMU München
Publikationsdienste Dissertationen
Raum 1108 (Haus 1 / 1. Stock)
Leopoldstraße 13
Öffnungszeiten der Publikationsdienste Dissertationen
Montag - Freitag: 9:00 - 12:00 (keine Terminvereinbarung nötig)
Bei Fragen wenden Sie sich telefonisch oder per E-Mail an
Tel: +49-(0)89-2180-9486 (Claudia Höhn)
E-Mail:
Tel: +49-(0)89-2180-3589 (Anja Soujon)
E-Mail: